Tổ chức sự kiện ngoài trời có nhiều ưu điểm. Với kinh nghiệm lâu năm, VTA Event Media nhận thấy tổ chức ngoài trời có lợi về không gian thoáng đãng, có sức chứa lớn. Nhưng lại có một nỗi lo rất đáng ngại, mang tính “hên xui” đó là thời tiết xấu.
Thời tiết là thứ khó lường trước được và không thể biết mưa to gió lớn sẽ đến lúc nào. Hậu quả của nó để lại thì khá nghiêm trọng. Chính vì vậy các nhà tổ chức sự kiện ngoài trời thường bị ám ảnh bởi “thời tiết xấu”.
Quang cảnh sự kiện ngoài trời do VTA tổ chức
VTA Event có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Chúng tôi sẽ mách nhỏ bạn những phương án đề phòng rủi ro như sau:
Lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện hợp lý
Ngay từ ban đầu chúng ta đã phải chủ động liên hệ với các Trung tâm dự báo thời tiết có uy tín. Tất nhiên là để dự báo chuẩn xác tình hình thời tiết trước khi chọn ngày tổ chức chương trình. Đây là điều vô cùng cần thiết với mỗi nhà tổ chức sự kiện. Nó giúp giảm thiểu ảnh hưởng do “thời tiết xấu” gây ra.
Chuẩn bị lều bạt che chắn mọi thiết bị
Chỗ ngồi của khách tham dự được chuẩn bị cẩn thận
Dù bạn đã cố gắng chọn ngày thời tiết đẹp nhưng vẫn có thể gặp phải thời tiết xấu. Điều thiết yếu lúc này là chuẩn bị kỹ lưỡng các vật dụng như lều bạt có tác dụng che chắn. Chú ý che cho các thiết bị âm thanh, ánh sáng và thiết bị kỹ thuật khác. Bên cạnh đó nên che phủ các đồ dùng liên quan đến điện tránh hỏng hóc, chập điện, cháy nổ.
Chuẩn bị ô dù cho khách mời tham dự
Nên chuẩn bị thêm một vài chiếc ô dù cầm tay cho nhân viên của mình. Phòng khi mưa đến, các PG sẽ có trách nhiệm đưa rước khách mời giúp họ không bị mắc mưa. Sự chuẩn bị đó giúp việc di chuyển trở nên dễ dàng hơn. Khách tham dự chắc chắn sẽ đánh giá cao cho sự chu đáo này của các bạn. Bạn sẽ dễ dàng ghi được điểm nhờ vào điều tưởng như nhỏ nhặt này.
PG chuyên nghiệp của VTA luôn chuẩn bị ô dù che nắng mưa cho khách
Đảm bảo đội ngũ nhân viên đều biết trước kế hoạch phòng khi thời tiết xấu
Nếu đã có phương án phòng trong trường hợp thời tiết xấu thì bạn nên làm nó cụ thể. Bạn cũng phải đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều biết và nắm rõ kế hoạch. Có thế họ mới chủ động trong mọi tình huống xấu. Bởi nhân viên sẽ là những người trực tiếp giải quyết những vấn đề xảy ra khi sự kiện gặp thời tiết xấu. Hãy dành thời gian trước khi sự kiện bắt đầu để họp và phổ biến về công tác chuẩn bị.
Kế hoạch dời lịch tổ chức sự kiện
Trước giờ diễn ra sự kiện mà mưa bão bất ngờ đến ngoài tầm kiểm soát thì tốt nhất bạn nên dời lịch tổ chức. Điều này vừa giúp đảm bảo an toàn cho khách tham dự và sự an toàn cho chính ê kíp sự kiện của bạn. Nhưng đổi lịch sự kiện không phải điều đơn giản. Nó đòi hỏi đơn vị tổ chức phải có sự khéo léo cân đối giữa vấn đề về khách mời, nghệ sĩ biểu diễn, chi phí. Vì thế tùy từng điều kiện tình hình cụ thể mà đơn vị tổ chức sẽ có những phương án xử lý khác nhau.
Chuẩn bị địa điểm dự phòng
Chuyển địa điểm outdoor thành indoor đảm bảo sự an toàn
Nếu gặp thời tiết xấu bạn nên chuyển địa điểm từ outdoor thành indoor để tiếp tục chương trình. Lưu ý với những trường hợp bị hạn chế về ngân sách và quy mô thì đơn vị tổ chức nên tính toán và cân nhắc kỹ hơn.
VTA Event luôn tự tin với sự chuẩn bị chu đáo và sáng tạo không ngừng của mình. Chúng tôi hứa hẹn sẽ mang đến cho bạn những sự kiện tuyệt vời xứng đáng với niềm tin của bạn.
Bình luận