05 điều cần biết về quy trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Event – Sự kiện là một lĩnh vực rộng lớn và tùy thuộc vào từng nhu cầu của khách hàng mà các chương trình: Khai trương – Khánh Thành, Ra mắt sản phẩm mới, Gala Dinner…. có những điểm nhấn khác nhau. Tuy nhiên, việc lên kịch bản chương trình sự kiện vẫn tuân theo những quy trình nhất định.

 

op-4

Qua bài viết này, VTA Event Media sẽ giới thiệu cho bạn 05 điều cần biết về quy trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện và hy vọng thông qua bài viết, bạn sẽ nắm được quy trình cơ bản để tổ chức sự kiện thành công:

  • Hình thành chủ đề cho sự kiện:

op-2

Bạn cần xác định được chủ đề của event để có kịch bản phù hợp, khi đã xác định được chủ đề thì bạn dễ dàng kiểm soát các hạng mục về địa điểm, đối tượng khách hàng và nguồn lực để chuẩn bị và set up chương trình.

  • Lên kịch bản cho chương trình event:

vcb-7

Trước khi có một chương trình event ngoài thực tế thì bạn cần có một kịch bản event sẵn trên giấy, chương trình này sẽ là sản phẩm mà bạn gửi đến khách hàng và cho ra những bản hợp đồng khi khách hàng nhìn thấy sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Chính vì vậy bạn nên chuẩn bị một kịch bản chi tiết theo mong muốn của khách hàng, đừng quên tạo nên điểm nhấn cho mỗi sự kiện để có sức thuyết phục. Tuy nhiên chương trình trên giấy có ý tưởng hay đến đâu đi chăng nữa thì yếu tố thành công của chương tình vẫn còn phụ thuộc vào khâu tổ chức thực tế.

  • Lên kế hoạch và thực hiện

vcb-77

Đây là quá trình mà người tổ chức sự kiện event phải có, lên kế hoạch chi tiết và phân công công việc cho từng người, chuẩn bị trước ngày sự kiện diễn ra, về in ấn, quà tặng, backdrop, banner, thiệp mời và đặc biệt khảo sát đia điểm để phù hợp với mục đích và ý nghĩa của chương trình trao đổi với khách hàng về các hạng mục. Lập bảng phân công công việc, phân công người sẽ chịu trách nhiệm với các hạng mục và thời gian hoàn thành công việc.

  • Tổ chức sự kiện

vcb-888

Trước khi diễn ra chương trình thì điều hành cần phân công công việc như kế hoạch và set up địa điểm, giám sát các bộ phận để hoàn thành tiến độ trước khi chương trình bắt đầu. Theo dõi và điều phối nhân sự sao cho hợp lý, tránh các tình huống xấu xảy ra.

Kết thúc event, bộ phận nào thu dọn đồ đặc tập hợp mang về kho, dọn dẹp nơi tổ chức, kiểm tra lại đồ đạc của công ty.

  • Rút kinh nghiệm sau chương trình

fd-6

Sau khi kết thúc mỗi chương trình event, chúng ta nên ngồi lại họp và rút kinh nghiệm, ghi lại những thiếu sót, cũng như những nhược điểm để rút kinh nghiệm cho những chương trình lần sau. Đồng thời, biểu dương tinh thần người làm tốt và phát huy những ưu điểm của  chương trình đã làm được.

Với 05 bước nói trên, bạn hoàn toàn có thể tự tin lên kịch bản chương trình sự kiện đơn giản như tổ chức sinh nhật, tổ chức sinh hoạt lớp … đến các chương trình đòi hỏi cao hơn. Liên hệ ngay với VTA Event Media để được hỗ trợ tư vấn thêm về các chương trình sự kiện.

Facebook Comments

Tin Tức Liên Quan